(一)下行文应当遵循的规则

《办法》和《条例》都明确规定，各级机关单位的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。这既是确定行文关系总的原则，也是下行公文必须遵守的规则。《办法》第十三条中，《条例》第十条中，又对下行文分别作了具体规定。就行政机关行文来说，上级机关根据隶属关系可以向下级机关和所属部门行文；上级机关各部门在职权范围内可以向下级机关的业务部门行文，即业务上指导与被指导关系的行文；上级政府各部门也可以根据本级政府的授权和职权规定，向下一级政府行文。《办法》还规定：“向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。”《条例》也规定：“向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。”

因此，使用下行文应注意：

(1)下行文是上级机关向下级机关或部门的行文。两个机关之间虽有级别高低和职权范围大小区别，但如不存在隶属关系或业务指导关系的，不能使用下行文。

(2)不是特殊情况的，一般不要对下越级行文。各级机关及其所属部门，都有其职权范围，对于上级而言，下级的职权范围同时也是上级对它履行职责情况进行监督和考查的根据，因之，上级机关不恰当的越级下行公文，不利于下属机关积极性的发挥。

(3)《办法》规定：“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。”《条例》也规定：“部门对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。”这是对行文涉及几个部门职责范围问题的规定，目的在于避免对同一问题的处理上，各用各的权，以致口径不一，要求各异，从而给下级机关工作带来混乱。因此行文前需要做好行文的协调工作。

(4)强调行文要贯彻“党政分开”的原则是十分必要的；党政不分的最大弊端是职责不明，有可能形成互相推诿的局面，贻误工作，同时还会“以党代政”，影响行政机关管理职能的发挥。但这不等于说，党的领导机关在任何情况下都不能向行政机关部门使用下行公文。过去试行的《条例》第七条第二款规定：“在政府部门党组撤销后，为使党的方针、政策迅速贯彻执行，党的领导机关根据工作需要可以向同级或下级政府部门行文。”我们认为，这种有条件限制的规定，尽管不见于正式发布的《条例》，但在特殊情况仍可以适用。它与“党政分开”的原则并不矛盾。不能把这种行文关系误解为党政不分，更不能以此作为党政可以不分的理由。

(二)上行文应当遵循的规则

主要的上行文请示与报告，是两类两个文种。《办法》和《条例》对此都有明确规定。《办法》关于这两个文种行文规则的主要规定是第十七、十八、十九条，其内容是：“各级行政机关一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。”“‘请示’应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，‘请示’不得直接送领导者个人。”“‘报告’中不得夹带请示事项。”这些规定十分具体、明确，无须再作解释说明。

议案是修定的《办法》新增的一个文种，用于各级政府向同级人民代表大会或人大常委会提请审议事项，也属上行性公文。使用时，应注意将其与政协委员向政府部门提出书面意见和建议的提案加以区分。至于调查报告和工作简报，因其经常用于收集现行政策实施过程中的情况以及存在问题，有针对性地提出解决的途径或看法，以供领导机关决策时参考，所以也具有上行文中类似于“报告”的性质和作用。

需要强调的是，对上行文“越级行文请示”的问题，要特别注意《办法》中“因特殊情况必须越级请示时”的限制性规定语。所谓特殊情况，不是主观上认为特殊就是“特殊情况”，一般是指情势紧急，如战争、突发性自然灾害、重大事故，来不及逐级请示，或者事关重大、业经多次向直接上级请示而久拖不批，或者直接上下级之间在重大事宜上存在原则性分歧无法办理，以及上级机关指定要求越级上报，等等。必须越级行文请示的，按《办法》规定，“应当抄送被越过的上级机关。”

《条例》中对党的机关公文中上行文的规定，与上述行文规则基本相同。

平行文的文种只有“函”一个文种。函是发文机关与受文机关相互之间都可以对应使用的。所以按行文方向不同，函可以分为“发函”和“复函”；按内容的不同，函可以分为“询问函”“申请函”“商洽函”“答复函”和“告知函”等。

确定平行文行文关系的原则有以下几个：

1.根据机关单位之间的级别规格来确定行文关系。级别平等的单位相互行文，其行文当然属于平行文。

2.根据机关单位之间是否存在隶属关系来确定行文关系。凡是相互间没有隶属关系的机关单位，不论各自的级别高低，其行文都应当是平行文。

3.根据办理业务的需要来确定行文关系。向有关业务主管部门请求批准事项，不论相互间各是什么级别，其行文都应当采用平行文。

需要注意的问题是，实践中该用“函”这一平行文种的，往往不恰当地误用了“请示”“通知”或其他文种。例如，请求有关业务主管部门批准事项，本应用“函”，用了“请示”；对方答复，本应是复“函”，却用了“通知”，等等。类似现象的产生，主要是由于对平行文“函”的文种性质、作用及使用范围缺乏应有的认识，往往将其与“信件”联系在一起，以为公文的“函”仅为商洽工作和告知事项而用，遇有请求批准事项，又把请求之意误为“请示”。而另一方面，掌握批准权的机关单位，又认为“函”似乎没有权威性，于是滥用了下行文“通知”。