公文是狭义的公务文书。按照人们通常的理解，它是指国家权力机关、党的领导机关、国家行政机关、社会团体和企事业单位等法定组织和个人，为了处理公务事项，依照有关规则、程序和格式所制发的具有社会管理职能的一类公务文书。但实际上，真正属于法定的公文，即从公文的种类、公文的格式、行文规则到公文办理以及公文立卷、归档和销毁等方面，都由法规性正式文件作出严格规定的，是指中共中央办公厅颁发的《条例》和国务院办公厅颁发的《办法》明确规定的公文种类，以及《中国人民解放军机关公文处理条例》规定的12类13种军事公文。这些法定的公文种类，是人们通常所称的公文中最重要最核心的部分。由于军事公文具有一定特殊性，使用范围有严格限制，所以一般论述公文的著作都不涉及这类公文。本书下面的论述文字也将依循这一惯例。

法定公文集中体现公文作为应用文体中公务文书最本质的特色，不但《条例》《办法》所称的“中国共产党机关”和“国家行政机关”在制发和处理公文时，必须严格遵照格式规范和有关规则、程序进行办理，而且党政机关以外的其他机关单位、社会团体和企事业单位制发和处理公文，也应当按照《条例》《办法》的规定进行办理。正是从这个意义出发，我们把党政机关的法定公文称作通用公文。

应当明确的是，所谓通用，主要取义于各制作主体在其法定职责范围内使用公文时，在公文种类、行文规则、办理程序上具有通用性。并不是说，对于公文的使用，可以党政不分，只要是用于公务的公文，不论主体资格和职权范围，也不管什么文种及其适用范围，谁都能够任意制作使用。什么机关单位在什么范围用什么文种制发文件，应当以《条例》和《办法》规定的原则为准，不能有随意性。例如，公文中，行政机关的公文“命令(令)”与党的机关公文“决议”，党的机关和国家行政机关就不能相互通用，其他社会团体组织和企事业单位也不得制作和发布“命令(令)”。否则就会造成混乱，甚至会引起严重后果。

通用公文的特点与公务文书的基本特点大体一致。如果说二者有所区别，就是通用公文在下述几方面把公务文书的总体特点表现得更集中、更强烈，因而更能体现公务文书的本质和功能。

首先，通用公文具有直接的社会管理职能性。中国共产党是我们社会主义中国的执政党。根据党章的规定，党的领导主要是政治、思想和组织的领导。但其具体任务是集中精力领导经济建设，组织、协调各方面的力量，同心协力，围绕经济建设开展工作。为此，党要制定和执行正确的路线、方针和政策，要制发“实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书”(见《条例》第二条)。国家行政机关的公文，本来就是“行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书”(见《办法》第二条)，是施政的重要工具。因此，尽管党和政府在职能范围和实现职能的形式上有所不同，以此需要强调党、政分开的原则，但它们所制发的公文归根结底都是为了参与社会实践，干预社会变革，以达到治理国家、管理社会的目的。所以通用公文与其他公务文书比较，具有直接的社会管理的职能性，具有特定的和法定的效力。

其次，通用公文具有双重的工具性。即它对于制发公文的主体来说，是依照法定职权表达施政思想和施政行为的工具，同时对受文的主体来说，是贯彻执行发文者制定的方针、政策的准则和依据，也是其行使职权、履行职责的一种工具。

再次，通用公文具有很强的时效性。其时效性表现在两方面。一是制作、处理公文有时效规定，《办法》和《条例》对此均有规定。不但紧急公文应当在交办时提出办理时限，而且办理其他所有公文都应有时间观念。例如《办法》第二十二条、第二十四条中对办理和承办公文分别规定为：“需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。”“承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对于不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。”二是公文本身也有何时生效和时效长短的特点。如有的公文在文内就载明生效的时间，有的领导批示时提出的执行时限也就是该公文的时效期限，过了时效就不能以之作为处理事项的依据。

另外，通用公文具有特定的体式规范和语体要求。这和绝大部分公务文书是一致的，不再赘述。