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公务文书撰拟完毕，只是将所要表达的内容系统地草拟成文稿。这种文稿，无论是将来用作通用公文的原本，还是用作机关管理事务或其他公务活动如会议讲话等，都还不是正式“成品”。如属通用公文类，须经领导审核签发，否则不能用作印制文件的原本；如属其他公务文书类，领导未审核同意也不算定稿。公务文书的修改，就是指对文书文稿从整体布局到具体层次段落等文字表述，进行进一步审视、调整、加工，直到获得领导满意的表达效果为止的完善工作。这是公务文书写作的最后一道工序。这道工序的任务，就是通过反复推敲与修改润色，使文稿成为能够被领导“检验”认为合格的成品，其重要意义是不言而喻的。
所有文章都是经过修改定稿的。所谓提笔成文、出口成章、一挥而就的文章，现实中几乎是很少有的。当然，寥寥数语的文章不在此列。凡是篇幅较具规模的文章都须经过修改方能定稿。更何况公务文书是应命而作，撰稿人自己对文稿没有最后审定权。
公务文书的撰拟是在一切准备工作就绪的基础上着手进行的。运笔行文时可以并且应当一鼓作气，一气呵成。这样拟写的文稿能够保证文气贯通，笔调一致。但是，公务文书制作的群体性特点决定了文稿拟出后，几乎没有不经检查、修改加工就能定稿并且一经送审就能获准签发的。特别是重要的、长篇幅的通用公文，无不经过几上几下，讨论审议，反复琢磨修改，有的甚至要经过数十次修改才能最后完成。据邓小平同志在1981年5月的一次讲话①见《邓小平文选》(人民出版社1994年版)第2卷，第305页。中说，《关于建国以来党的若干历史问题的决议》这个文件，二十几个人起草了一年多，期间经过四千人的讨论，以后是几十人的讨论，政治局扩大会议的讨论，十一届六中全会预备会的讨论，反复讨论，反复起草修改，不知写了多少稿。看来是相当认真、严肃，也相当仔细的。可见，重视文稿的修改，在修改上狠下苦功，实在是保证和提高公务文书写作质量重要的和惟一的途径。
有写作实践经验的人都知道，草拟公务文书同写一般文章一样，小修改是伴随写作进行的，往往是边写边改。我们现在所说的是文稿拟完之后的修改阶段。这个阶段一般分两步进行。先是撰拟者自行修改，在自己总的认为比较满意而尚有某些地方、某些提法吃不准时，需要拿去征求有关人员的意见，特别是听取负责审核、签发文件的领导的意见，然后根据大家讨论的意见和领导作出的指示再进行修改。修改工作，也可能一个回合就可以完成，也可能经过几上几下多次反复才能完成。 修改文稿的目的和任务，总的来说是为了使公务文书从格式到内容都符合制作要求。但其重点是使正文部分的结构更合理，表达更充分，表述更确切，能够更好地表现主旨。只有经过认真修改，才能使所拟的文稿达到撰拟的全部要求。修改的范围及具体任务，一般来说有以下几个方面： (一)对主旨和表述观点的订正 修改文稿应先从大处着手。首先要从使用的文种出发，对公务文书的主旨进行全面审视，看其是否正确、鲜明、集中；是否符合党和国家的方针、政策和法律法规；是否符合客观实际及所涉及部门的工作实际；一些提法以及为说明和论述主旨的观点是否妥帖，推论是否合乎逻辑；材料与主旨，内容与标题中的事由是否统一，等等。发现问题，及时订正，不可马虎。如果发现不是拟写时对主旨的表达不够清楚、准确，而是属于原来确立的主旨本身有错误，那就不存在继续修改下去的问题，必须推翻重写，然后对重新拟就的文稿再进行修改。 (二)对内容材料的增删 在主旨正确的前提下，所用的材料尽管是事先经过认真选择的，但写进文稿后仍需要检查斟酌。一要看材料是否真实可靠；二要看材料是否最适合表现主旨；三要看材料是否典型、充实。不足的予以补充；可有可无的予以删除；需要这方面材料而又感到现有材料不合适的加以更换。材料中涉及的人名、地名、时间、情节、现状、后果等事件要素以及有关数据，务必核对准确，不能出现差错，以免影响公务文书的严肃性。 (三)对结构的调整 结构是为表现主旨、表达内容服务的。拟成文稿后，要从层次安排和衔接过渡上进行检查。如果发现层次不清、次序不顺、前后重复、逻辑不通等弊病，或者感到行文不够通畅，衔接过渡不够自然，就要适当从结构布局上加以调整，务必使部分之间、层次之间、项目之间协调一致，环环相扣，浑然一体。 (四)对语言文字的修改 我们知道，文章和公务文书的内容要靠语言来表达，而公务文书对语言表达的要求是准确、平实、简约、庄重。凡是不符合这些要求的字、词、句、段，都在修改之列。不过，修改宜从整体到局部，逐层、逐段、逐句、逐词进行。即先从语言的整体风格上检查、推敲，看是否符合文体及文种的表达需要，然后再由层次、段落、句、词依次具体修改。这样安排修改次序的合理性在于：有时先从字句改起，改了半天，就一段文字看算是改好了，但后来发现这段文字都是应当删去的，这就走了弯路。语言的锤炼、修改是十分仔细的工作，不但字、词、句、段要认真对待，就连标点符号的使用也要力求准确、规范。 (五)对格式体例的检查 格式规范是为保证公务文书的完整性、严肃性和科学性制定的，是公务文书特有的一种文体特征。检查时也要从所使用的文种是否准确入手。先要看文种用得对不对，然后再看项目是否齐备，格式是否合乎规范，某些惯用语用得是否恰当，书写的位置是否正确，等等。 总之，公务文书写作中的修改，从某种意义上说，是比最初的撰拟更为艰巨因而更费时费力的事情。所以，对整个写作过程来说，这也是一个必不可少的重要环节。我们应当从公务文书是事关治理国家、管理社会、办理有关公务事项的角度出发，本着对党和国家、对单位事业以及对人民利益高度负责的精神，重视并认真搞好公务文书文稿的修改工作，务使经我们亲手撰拟的文稿，从形式到内容以至标点符号都是正确无误的。
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