专用文书也有较为严格的格式规范。其格式规范一般由有关行政主管或业务主管部门制定颁发。现在已经制定有统一格式的有司法系统的公安机关文书、检察机关文书、法院诉讼文书、公证文书等。而行政执法文书、仲裁文书等专用文书，因种种原因还没有统一制定的格式文本，只是在有关法律、法规中对主要文书应具备的主要内容作了原则的或具体的规定。从专用文书制作规范化的要求来说，凡是专用文书，都应当有统一的格式规范。否则，不但不利于专用文书的制作、使用和管理，而且会直接影响这些文书的庄重性和严肃性。所以，对尚没有统一格式的专用文书，不是需要不需要规范的问题，而是什么时候能够实现规范化的问题，我们认为应当宜早不宜迟，尽快予以规范。

这里顺便说明，本书对仲裁活动和行政执法活动所使用的文书，从格式、项目内容到制作要求所作的论述，是在认真总结有关专业试用文书的基础上，经过综合、比较、分析之后提出的意见。目的是适应实践需要，积极促使这些专业文书的科学化和规范化。

从已经制定统一格式规范的专用文书格式看，专用文书从文书种类、使用范围、项目内容和制作要求的规定上，不亚于通用公文的规范。并且，惟其属于专用性质，在许多地方具有专业方面的严格要求。例如司法文书，除制作形式有不同于通用公文的特点外，在项目内容的规定性上，要求符合我国诉讼法关于诉讼程序的规定；在文字表述上要求准确使用法律术语。没有对程序法和实体法的专门知识，很难制作出合格的司法文书。再例如行政执法文书，它是国家行政机关依照我国行政处罚法的规定，在行使行政处罚权过程中制作和使用的文书，其格式应体现行政执法的特点，而不能照搬司法文书的格式。至于仲裁文书、公证文书，它们分别有自身的格式和制作要求，既不同于司法文书，也不同于行政执法文书，更不同于通用公文。格式不加规范，制作时随意套用模仿，就会混淆不清，造成应用文体的混乱。

但是，这只是问题的一方面，即不同专用文书之间存在着一定差异。另一方面，也应当看到，既然同为专用文书，它们在制作格式上毕竟又有一定相同或相似之处。因此，我们可以从一般专用文书的共同点出发来论述它们的格式规范特点。简要地说，专用文书大都由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式规范如下：

于正文结尾的右下方署名，写明制发文书的年月日期，并于其上面“骑年盖月”加盖单位印章。署名的要求因文书性质和使用范围的不同而有所不同。例如，仲裁文书的尾部，要由仲裁该案件的仲裁员署名，合议制仲裁庭的由首席仲裁员和其他两名仲裁员署名；公证文书则要写明“中华人民共和国××省××市(县)公证处”，然后在下面由办理该项公证的公证员签名或盖签名章。由于要在年月日期上加盖制文机关印章，所以除公证文书有特殊要求外，一般不需要署制文机关名称，以免与盖章的印文造成重复。诉讼文书、仲裁文书在日期下面要由担任记录的人员署名，以示对文书文面及文字校核负责。但其他专业文书没有这项内容。此外，文书有附注项目的，于正文左下方空白处注写“附：……”