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(一)主旨的客观性
在一般文章主题的提炼或中心思想的确立中，作者的主观意识起着决定作用。而在公务文书的主旨确立上，原则相同而情况有所不同。原则相同是指公务文书主旨的确立也是制作者的主观意识起决定作用。情况不同是说撰拟人并不等于制作者，他不是一般文章那样的作者。对他来说，不是“我要写”，而是“要我写”。写作任务是由领导根据工作需要交办的。交办时领导已经给他规定了写什么和怎么写，他只能依照领导指示的意图和目的去收集材料并进行拟写。符合领导的意图，达到交办目的，才算完成任务。整个写作的过程，也就是体会并反映领导意图和发文目的的过程。撰写人员固然可以就写作的某些问题向领导提出建议，但在领导没有采纳时，决不允许偏离或抛开领导的指示精神去另搞一套，不得自行确定所拟公务文书的主旨。因此，公务文书的主旨，从根本上说，是由机关单位或其他组织及其领导，根据党和国家的方针、政策以及实际工作需要集体确立的，它具有较强的客观性。
(二)主旨的效用性
公务文书用于社会管理公务活动，发文的目的是为了解决从大政方针到具体事务等一系列问题，以使社会生活有序化进行。因而其主旨有着明显的社会效用性。公务文书虽然也有宣传教育的作用，但这种作用主要不是靠说服和感化来体现，不是让受文的单位或群众按自己的接受程度和自己的兴趣去“各取所需”，而是直截了当地要求人们做什么和怎么做。公务文书有时也在行文中交代有关情况，说明缘由，进行必要的说理，但这往往只是为了让受文单位或群众在领会公务文书的基本精神和领导意图的基础上，及时予以办理或认真贯彻执行，目的仍在于社会效用性。也正由于如此，所以在公务文书中，叙说情况时概括者居多，阐述道理也通常是点到为止。
当然，由于公务文书的文种不同，行文方向不同，其主旨的效用性的表现也不尽相同。例如通用公文的下行文，是上级对下级机关的工作进行指导，针对有关问题提出解决的方针、原则、办法和措施的。上行文是下级向上级机关反映问题、提供情况、提出建议的。平行文是不相隶属的机关单位协商工作、协调关系、沟通情况的。所有这些，都是围绕搞好社会管理公务的总目标进行的。其他公务文书也是为务实而作，每一份公务文书都具有一定的实用价值。 (三)主旨的直白性
公务文书的主旨不像有些文章那样仅仅蕴含于行文之中，而是直接地、明确地表露出来。领导的意图和制文的目的通过主旨在每份公务文书中表现得十分明确。赞成什么，反对什么，允许做什么，禁止做什么和请求办理什么事项等，都不能含糊其词，模棱两可，或者“只可意会，不可言传”。主旨不直白显露的公务文书是难于理解和予以办理的。
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