公务文书中的通用公文是由法定机关或个人制发并用于社会管理公务活动的，因而其本身也就具有一定的法定权威性。它既是制发者行使权力的工具，处理公务的手段，也是受文者及人民群众在社会活动中规范行为的依据和准绳。公文的这种性质和功能，决定了它的语言既要庄重、严肃，又要朴实、通俗。这是公文语体又一个显著特征。

通常的公务文书写作论著，都指出并强调公务文书语言的庄重性和朴实性，但多是分开来单独论述的。实际上，这两者如同公务文书语言的准确性与模糊性一样，也是对立统一的关系。对于公务文书的写作来说，如何能够使二者在公务文书中较好地统一起来，达到所谓“雅俗共赏”的表达效果，应当是关键所在。

公务文书，在修辞手段上与文学作品和一般文章的显著区别在于，除了个别文种如领导讲话的文稿或外事往来文件以外，主要运用消极修辞而一般不用积极修辞方法。遣词造句力求准确、庄重，排斥词义不精确、不严肃的生活用语。避免带有感情色彩的描绘夸饰词语，力戒生僻、枯涩的方言、文言词语。在行文的整体语体风格上体现出庄重性和通俗性的和谐统一。

一般来说，公务文书所承载的内容是有关治理国家、管理社会、处理各种事关国计民生的重要问题，其写作与应用是名副其实的“经国之大业”。曹丕：《典论·论文》。对于这样一项神圣庄严的事业，当取李大钊所说的“铁肩担道义”的态度，严肃认真地对待，不能也不允许轻浮不恭。正因为如此，反映在公务文书措词用语上，就必当呈现出一种庄重、典雅的语体风格。从古至今，人们在这点上可以说形成了一定的共识。曹丕所谓“奏议宜雅”，曹丕：《典论·论文》刘勰所谓“章表奏议，则准的乎典雅”，“符檄书移，则楷式于明断”刘勰：《文心雕龙·定势》。，太平天国《戒浮文巧言谕》中所说的“文以纪实，浮文所在必删；言贵从心，巧言由来当禁”，“用浮文者不惟无益于事，而且有害于事”，以及当代《办法》《条例》中关于使用公文要注重效用，提高质量，防止和克服官僚主义、形式主义、文牍主义的规范要求等等，无不表达了对公务文书语体风格深刻的认识。可见，公务文书语言的庄重性不是由人们的主观意识决定的，而是语言作为公务文书这一文字型社会公务管理工具的表现形式固有的特点。这是无须举证就能够理解的道理。

同时，为了充分发挥公务文书的效用，提高办公质量与办事效率，把制发者的思想一清二楚地表达出来，使受文者以及广大群众能够迅速理解接受，除了语言表达的准确性和简明性以外，还要求行文必须通俗易懂。如果为了显示公务文书的庄重、典雅，文字表述得半文不白，艰涩难懂，缺乏大众意识，那就会影响其应有效用的发挥。因此，在公务文书写作中，要尽量把庄重性与通俗性结合起来，既不失典雅之风，又深入浅出，朴实无华，明白晓畅，以便于大众理解其实质要义。

需要注意的是，公务文书中有较多的文言词语及专用语和固定用语。例如，“洽商”“函请”“收悉”“业经”“拟请”“该单位”“贵方”“妥否，请批示”“当否，请核准”“特此批复”“特请你会依法裁决”等等。这些词语的运用，对显示公文的严肃性、权威性是有一定作用的。但在具体行文时，一定要注意用所当用，用得其所。不要故意掉文，更不要文白夹用，令语句不伦不类。

另外，我们强调公务文书语言的朴实性、通俗性，是指在使用书面语言过程中，要注意在同义词中尽可能选用平实易懂的词来表意，绝对不是主张和提倡越俗越好。如果把一些粗俗、浅陋的生活用语或者方言土语写进公务文书，势必会损害其庄重性和严肃性。