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如前所述，公务文书包括着通用公文和其他一些公务文书，其语体当然属于公文语体。公文语体是公务文书在语言运用上不同于其他文体写作的整体风格特点。它可以用如下几句话来概括：表意准确，解释单一；平实质朴，不求华丽；行文简洁而周密严谨；庄重典雅而通俗易懂。
公务文书语体上的这些特征，也是由它的性质、功能和作用决定的。无论通用公文、专用文书或其他公务文书，都是在公务活动中为解决方针、政策问题和处理公务管理系统的具体事项而制作和应用的。其行文对象除了各级公务人员还有广大人民群众；其行文内容，除了公务事项以外，一般不涉及公民的日常事务和感情问题；所提的要求或请求，是必须贯彻执行或应当予以办理的。这就要求，公务文书的语言表达首先必须做到表意准确，解释单一，否则就会影响理解和执行。叶圣陶先生在《公文写得含糊草率的现象应当改变》一文中说：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，文体通顺，让大家不折不扣地了解你说的是什么。”如果一件公文出来，你可以这样理解，他可以那样解释，事情就很不好办。同时，公务文书归根结底是为务公、务实而作。其语言表达应当实事求是，朴实无华，简练周密，无懈可击。它既不需要搞言外之意，弦外之音，也不应当追求形象、生动。叙事论理要直陈其事，直言其理，绝不能为求言辞华丽而因文害意。所以从整体风格来说，通用公文及其他公务文书的语言应当严肃、庄重、典雅、周密，容易懂，容易操作。
周恩来总理1954年在指陈文件的弊病时曾有这样的批语：“文字含糊而不清楚，笼统而不明确，错杂而不准确，文法混乱而无条理，错误而不通；文义常不合逻辑，更缺乏辩证；文风则生硬僵化，不生动活泼。这是今日一般文件的通病。”这是针对公文语体方面存在问题提出的中肯批评，同时也是告诫我们对公务文书写作中语言表达问题的重要性要有充分的认识。40多年过去了，公务文书写作与研究已经有了很大进展，但我们仍然感到这种批评是有现实意义的。这说明，公务文书语言的表达问题，不纯粹是写作的基本技巧问题，需要提到文风、党风的高度来认识。至于语言的表达技巧，对于新手，属于“入门须知”；对于长期从事公务文书写作的公务人员，则属于平时的业务训练课目，也需要经常注意研究，不断总结提高。
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