写作的表达方式有五种，即叙述、描写、议论、抒情和说明。这是说，在文章写作中经常用到的表达方式，总起来不外乎这样几种。并不是说，人们写每篇文章时都会五种表达方式并用。一篇文章用什么表达方式以及用几种方式进行表达，要根据文章的文体性质及表达需要来定。由于各种文体的文章所反映的对象、内容不同，写作目的不同，文章的功能不同，写作所采用的表达方式也就有所不同。有的是五种并用，有的用其中两三种，有的甚至只用一种。如产品说明书就只用说明的方式来表达。

公务文书作为应用写作中的一类文体，其基本表达方式是叙述、议论和说明，并以说明为主。一般来说，公务文书不用描写和抒情方式来表达。这是由其文体性质及功能决定的。因为，用来处理社会管理公务事项的文件，制发的目的无非是为了叙清事实，说明情况，讲出道理，以便受文者确切了解发文者的意图和主张，从而作出能办不能办，以及应当怎样办等反应。换句话说，公务文书写作是为了宣事明理，处理问题，而不是为了表情达意，以情动人，更不是为了供人玩味欣赏。正如有的关于公文的论文所指出的，公文是决策的政治集团用以传递策令、处理公务、治理国家的重要工具，担负着其他文体不能担负或者不允许担负的特殊使命。理由是：与一般文章相比，公文不只是让人知晓的，其总的和最终的目的，是要求人们遵照统治阶级及政治集团的意旨来贯彻执行。因此，公务文书写作不但要从实用角度出发，而且要把可操作性作为一项重要原则。公务文书不能中看、中听、不中用。而要体现实用性和可操作性原则，就必须使用特定的以说明为主、兼及叙述和议论的表达方式，把发文者的意思表达得明确而又具体。这也就是我们在前面论及的通用公文等公务文书之所以排斥描写、抒情表达方式的原因所在。

按说关于公务文书写作表达方式特定性问题是不难理解的。可是近来发现，随着应用写作与公务文书写作理论研究的发展，人们在力图从理论的广度和深层上对公务文书文体特征和某些写作规律问题进行探讨时，似乎有把问题搞得复杂化的倾向。比如，我们针对写作实践中存在的问题，强调表达方式因表述内容的不同而具有特定性要求，意在提请公务文书拟制者特别是一些文秘新手注意，要将公务文书写作表达方式与文学创作以及日常应用文写作中常用的描写、抒情等笔法加以区别，这不仅对文秘人员乃至所有公务人员业务水平的提高是必要的，而且在应用写作教学和培训工作中也具有一定现实意义。但是在近年来的期刊杂志上，却不时出现如下一些论文题目，如《公文也要讲文采》《公文写作也要动之以情》《应用写作也不排斥积极修辞手段的运用》《论描写在司法文书(即司法公文——引者)中的运用》等等，给人的感觉是在“纠偏”。应当说，理论研讨有充分的自由，涉及的范围广一些，挖掘得深一些，是好事。我们并不否认，类似上述有关论文中也有新的视角和见解，论者在文中也不是没有注意到界定使用范围，然而从宏观上思考并进一步推敲之后，觉得问题的提出缺乏客观依据，似乎没有抓住公务文书写作表达方面的症结。从写作实践看，应用写作尤其是公务文书写作存在的主要问题，不是这类文体是否体现了感情色彩的问题，而是撰写时应不应流露主观感情，应不应使用描写、抒情等富于表达主观感情的手段问题。譬如，有的拟写者囿于“文章不是无情物”的教条，以致在公务文书写作中往往不恰当地使用了不当用的笔法和修辞手段，造成不同程度的“失体”，影响到公务文书的使用效力。我们认为，这才是需要下功夫纠正的问题，才是公务文书写作上的所谓误区。例如，有个地方遭受暴雨袭击，山洪暴发，河堤决口，农田被淹，河边两个村庄被冲毁，造成一定人畜伤亡，需要紧急抢险救灾。地方政府在给上级机关呈送的“请示”中，没有具体列举灾情作为请求组织人力物力予以支援的理由，却片面追求感人的表达效果，写道：“自本月5日凌晨三时起，大雨倾盆，局部地区伴有冰雹，其凶猛程度为我县多年来所未见。横穿县南部的溪河险段决口数十米，成片农田被淹，整座村庄毁于一旦，墙倒屋塌之下造成人畜严重伤亡，事主亲友痛苦失声……实在惨不忍睹。”这样的表述文字，感情色彩可谓浓烈，然行文中描述夸张的表达方法对请示公文是不适宜的，上级从中仅能大概知道发生了比较严重的灾害，至于具体灾情及危害程度如何仍然模糊不清，因而很难据以作出如何抢险救灾的决断。这样的文字，放在新闻报道中都不大合乎要求，对于一件行政公文来说就更加不妥。值得一提的是，类似的问题，在初涉公务写作之道的新手中并不鲜见。

况且，要说公务文书的感情色彩问题，似乎应从它是决策者施政的工具，因而具有一定政治性上去理解，而不应要求拟写者带上主观感情色彩。如果以为人民政府只有看到“惨不忍睹”等字眼才会动情，否则就会无动于衷，那是用封建主义思想对待人民政权。还有的论者所列的例证本身不足为据。其一是列举古代公文中就有颇具抒情色彩的篇章，如李斯的《谏逐客书》，诸葛亮的《出师表》，李密的《陈情表》等。且不说封建官僚同君王之间本来就存在着封建统治阶级关系所属的人身依附关系，他们受封建思想的制约和封建道德观念的熏陶，形成一种愚忠式的忠君报国的政治思想意识，因而在“书”“表”等文书中流露出这样那样的个人感情毫不奇怪。单是这些文种及有关作品，就有其产生和存在的历史时代背景。同时，这也反映出封建社会倡导为文须“文理优长”，历来重文学文体而轻应用文体的倾向。其结果，不仅使行政公文与文学作品常常在文体特征上混杂难分，而且就连断案决狱所用的司法公文如判词之类，也简直可以当作文学作品来读。从唐代白居易的《甲乙判》、张鷟的《龙筋凤髓判》，到清代樊增祥的《樊山判牍》等，其中不少篇章十分讲求用典，刻意铺排夸张，文学意味很浓。这些名为“公文”的判词之类其所以得以广为传诵，恐怕与此不无关系。我们认为，以这类公文为例，比附说明现代通用公文写作也要注重感情色彩，也要注意“以情动人”，是不恰当的。其二是把讲话用的工作报告里有礼貌用语，表彰性或批评性通报中对通报对象有评价用语，以及法规中对违法行为提出制裁要求等，作为通用公文也有喜怒哀乐之情流露的例证，也是欠妥的。通用公文有宣传教育作用，治理社会需要惩恶扬善，会议讲话有与受体交流的礼貌用语，请示与商洽工作有祈请用语等等，这些纯属特殊语境中的表达需要或具体文种的格式特点，而不是公文文体本质特征对其基本表达方式的规定性。然而，显然不能据此以偏概全，推出通用公文的表达也应当有这个情那个情的结论，尤其不能认为通用公文中也同样可以使用描写、抒情的表达方式和文学的表现手法，如果那样，就会混淆表达方式对于有关文体的特定性，使人面对通用公文的表达问题感到无所适从。

公务文书在有阶级存在的社会里是统治阶级治理国家、管理社会的施政工具，当然体现阶级的感情色彩。但在公务文书中，这种感情色彩是凭借语言的准确、鲜明、生动体现的，而不是通过描写、抒情等文学性文章的表达方式实现的。同时，公务文书文体的功能主要在于告之以事，提出要求或规范，而不是通过动之以情，以情去影响受文对象。因此，它所使用的表达方式应当是特定的，而不是随意的；使用描写、抒情的方式进行表达，必然会因“文”害意，影响表达效果。