(一)写作目的的公务管理性

公务文书是公务管理活动的产物。没有公务管理活动便不会有公务文书。公务管理活动离不开公务文书，它是从事和参与公务管理活动的工具，其写作的目的是为了解决公务活动中的有关问题，使社会生活或某方面、某项工作能够沿着领导机关和职能部门的管理意图顺利地有序化地进行。因此，公务文书写作的直接动因，既不同于文学写作中作者的灵感和表现欲望，也不同于一般应用文写作中非公务的私务所需，而是根源于公务管理活动的客观需要。就公文作者来说，是否制发公文，制发什么种类的公文，不是撰稿人以至其上司领导的个人意愿所能决定的，而要视其在职责范围内处理公务的实际需要。该用公文的不用，贻误工作，是失职行为；不该用的用了，是官僚主义，文牍主义，也属失职行为。可以说，公务文书写作与公务管理活动的密切关系是其他写作所不能相比的。用于公务管理是公务文书写作的惟一目的。

(二)写作内容的客观真实性

(三)写作过程的遵命性

写作公务文书，除了要受公务管理需要的制约，还要受单位负责人领导旨意的制约。制发不制发文书和制发什么文书来解决什么问题，都是由领导决定的。因此，公务文书的执笔者同其他文章作者的写作处境是根本不同的。他从思维的启动到文书主旨的确立、调查了解情况、收集和选用材料，从谋篇布局到表达、修改和文字润饰等，都是被动的。对于整个写作过程的各个环节，从内容到形式的各个方面，甚至对某个问题的认识角度和提法分寸等等，都是在领导的授意下，根据领导的认识和意见应命而行。也就是说，在公务文书写作中，执笔者所表达的不是平常意义上文章作者个人的思想意识和思想观点，一般也不允许在文书中体现执笔者个人的感情色彩。这是公务文书写作不同于其他文章写作的一个显著特点。

例如在公文写作中，当领导交办起草某一公文任务时，有的领导者的意图交代得非常具体、细致。在这种情况下，执笔者首先要充分地、准确地领会领导的意图，然后遵照要求起草文稿。文稿完成后，送交领导审查同意并签发打印就是了。也有的领导因时间原因或个人习惯，在交办起草公文任务时，只是交代梗概或下达一些提示性指示。这样交办起草任务，纯属某些领导人工作的方式方法问题，绝不意味着在该公文的起草上，给了执笔者个人以发挥自己思想见解的较大天地。应当说，遇到这种情形，执笔者撰拟文稿的难度要更大一些。他不能像上一种情形下只是全面照办而已，而是要努力设法从思维的流向、思维的广度和深度上与领导的意图去对口径，以便在其后的送审、修改阶段少费周章，直到完全符合领导的意图为止。如能顺利完成，自然不错。但也有这样的情形，即在公文尚未定稿或已经审批却还没有制发文件时，客观情况或领导意图发生了变化。这时，执笔者就得按照变化了的领导意图另行布排，重新开始。总之，无论公文的起草或其他公务文书的撰拟，其写作过程对执笔者来说都是要遵命而行的。有人把这称之为公务写作思维的非我性特征，看来确有一定道理。

不过需要指出，这里论及公务文书执笔者在写作中处于被动地位，以及他在思维活动中具有非我性特征，主要为了说明，公务文书写作与其他文章写作，尤其是文学创作，在写作地位和处境上有着不同之处，并不是意在否认执笔者于遵命而行的前提下，在行文上也可以发挥表达的主观能动性。公务文书毕竟出于执笔者之手。在成功的公务写作活动中，执笔者的遵命性与主观能动性是对立统一的。执笔者应当既明确公务写作的遵命性原则，又善于理解领导意图，善于从实际出发思考问题，具有擅长表达的本领。只有这样，才能保证公务写作的顺利进行，才能写出合格的、令领导满意的公务文书。

(四)写作形态的非个体性

公务文书写作与其他文章写作相比，在语言运用上有其独特的要求，或者说具有一定的语言特色，即准确、简洁、朴实。同时，在表达上主要运用叙述、议论和说明的方式，一般不宜运用描写和抒情手法。个别用于公务的文书文种虽然有可能采用描写和抒情表达某种情感，但公务活动中即使运用这些手法，也只是为了在特殊场合下增强语言的感染力和适应使用的范围、环境，而不同于文学创作中以之作为创造典型环境、刻画人物性格的主要手段。公务文书在语言运用和表达方式上的这些要求，是由公务文书的性质和功能决定的。以国家行政机关公文为例很容易说明问题。我们知道，作为传达和贯彻党和国家方针、政策的工具，作为处理公务管理活动中具体事务和实际问题的手段，大多数行政公文都是要求受文者按发文者作出的规定办理的。用了描写的手段不能准确地、客观地摆明情况；用了抒情的手段将会使受文者不明具体所指。其结果势必会影响贯彻执行，领导机关也难以监督和检查执行情况。即使是知照性、商洽性公文或用于交流情况的公文，为了达到发文的目的，语言上也要求表意要明确，行文要简练，文风要朴实。这样，受文者才能够确切理解发文者的意图和要求，从而作出必要的反应。