为了便于研究公务文书的文体特点和写作规律,人们一直试图从不同角度对公务文书这一概念的外延进行比较科学的界定。这就提出了公务文书的分类问题。然而由于划分时所界定的对象范围有广狭之别,加之划分的角度、标准各有不同,于是分类的结果往往也很不一致。我们认为,只要在其所指称的范围内,也即论著作者给公务文书界定的概念中,外延项与内涵项相一致,便于分类进行研讨,就是可行的。不同的分法和意见可以继续探讨。 基于这一认识,我们在本书中对公务文书的分类,主要按照文书的性质及其使用范围,将其分为通用公文类、管理事务类、法律事务类、经济合同类、经济仲裁类、经济专用文书类、企业登记管理类和其他公务文书等八大类,然后再根据用途并结合使用范围分章论述。
在所有公务文书中,通用公文类和管理事务类使用范围最为广泛,实践中使用率最高,写作方面存在的问题多带有普遍性,因而是我们所要论述的重点内容。其他专业性较强的文书,我们在具体分类时考虑到方便读者检索使用,又采用了按行业和制作主体划分的方法。至于其他公务文书,由于某些公务以及公务文书本身就是比较模糊的概念,实际上很难按文体或其他标准进行划分,只好加上“其他”的限制词予以归类。
对于分类问题,如果要细分,仅通用公文就可以按性质、用途分为指挥性公文、规范性公文、知照性公文、报请性公文、洽商性公文和记录性公文,等等。由于在分类问题上有不同的标准和分法,因此需要说明,我们并不认为我们目前这样分类是最为合理、科学的分类方法。因为事物本身的复杂性和一事物与他事物之间的关联性、渗透性,往往使其在概念界说及其外延区分上变得相当难于把握。公务文书的分类就是这样,以至令人感到无论怎么划分也避免不了概念交叉和包容现象。这说明,公务文书以至整个应用文体的分类,是一项复杂艰巨的系统工程,需要继续深入探讨研究,而我们目前只能姑且如此而已。