公务文书是在公务活动中形成并使用的应用文体。人们在一定社会条件下进行公务活动的目的，大而言之，是为了通过党务活动、行政管理、经济管理、法律规范等手段，使社会统治阶级、政党、集团的意志得以体现，使整个社会生活能够有序化运行；小而言之，是为着解决社会某一方面或一个系统、一个单位、一个部门的种种具体问题，以保证日常工作的顺利进行。具体问题处理好了，也将会促进整个社会生活的健康发展。因此，要揭示和概括公务文书的基本特点，首先必须从公务文书在社会公务活动中所具有的这一基本职能出发来考察。

其次，社会的公务活动包括了国家、地区间的国际事务，国家内部的各种公务，机关、团体、企事业单位和其他组织的一切社会性事务。即使公民个人，当其作为社会成员时所从事的职业活动也不是独立于社会之外的，也不可能与社会的公务活动毫无关联。例如，公民处理在习惯看来纯属私务的许多问题，就须向有关机关单位申请办理，他所提交的文书尽管并非公务机关单位制作，却是公务机关单位受理申请和予以处理的依据。再就社会公务活动来看，国家行政管理机关、公证机关、仲裁机构等行使管理权、公证权、裁决权，总是同其各种权力所及对象的相应行为联系在一起。管理相对人、申请公证或仲裁的当事人依法提交的文书，也不能一概视为个人使用的私务文书。因为当事人包括着公民、法人和其他组织。这些情况表明，公务文书及其制作主体的构成比较复杂。在界说公务文书概念范围时，不能像对待某些行业的专用文书那样讲求制作主体的特定性。在考察和论述公务文书基本特点时，也要从现实状况出发。只要把公务文书同一般私务文书大体区别开来就可以了。

概括来说，公务文书具有以下基本特点：

党政公文(实践中又称通用公文)是公务文书的主要构成部分之一。公务文书作用于社会管理的职能性特点于公文上表现得最为突出。甚至可以说，公文具有直接的社会管理职能性。《国家行政机关公文处理办法》(国务院办公厅1987年2月18日发布，1993年11月23日修订，以下简称《办法》)和《中国共产党机关公文处理条例》(中共中央办公厅1996年5月3日发布，以下简称《条例》)的有关规定足以说明这一本质特点。《办法》第二条规定：“行政机关的公文(包括电报，下同)是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。”《条例》第二条规定：“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”上述两个文件中的规定，从不同角度分别揭示了党、政机关公文的性质、使用范围和重要作用。我们从中可以明确认识到，公文作为“工具”和“手段”的被运用，旨在实现党和政府对我国社会主义现代化建设事业的领导，使整个国家的社会生活朝着既定的目标有序地运行。它把党的路线、方针、政策精神和国家机关的立法通过公文的形式传递出来，变成具体的施政行为，发挥管理社会和规范社会生活的作用。尽管执政党和政府机关在实现各自职能的性质和形式上有所不同，也正因此需要强调党政分开的原则，但它们所制发的公文归根结底是为着参与社会实践，干预和领导社会的变革。因此，公文最主要最本质的特性，应当是其直接的社会管理职能性。

通用公文以外的公务文书虽然不具有直接的社会管理的职能性，但既然也是在公务活动中形成并且是为着处理有关公务事项而制作，因而其作用于社会管理的职能性也是显而易见的。即以《办法》《条例》中未规定的一些带有辅助性质的公务文书来说，如计划、总结、会议记录、工作研究、领导讲话稿等，实际上都是在贯彻执行有关方针、政策过程中产生的。有的体现了领导在某些问题处理上的意图，有的属于信息反馈。其中所反映的意见，有许多将是领导下一步决策的依据或参考资料。对于处理公务和办理日常工作事务来说，只要是公务文书，也都具有作用于社会管理的职能性。这是公务文书与私务文书的根本区别。

我们知道，制发公文总是为着解决有关大政方针或具体的实际事务问题。公文的制发者根据法定的职责和权限，对于发现或遇到的问题，应当及时作出反应，拿出有针对性的处理办法和意见；受文者对上级机关或有关部门发出的公文，也应当及时处理，该办的办，该转的转，该传达的传达，不能顶着不办，置之不理。无论制发者或受文者，对公文的处理都必须有时间观念。党的机关公文、国家行政机关公文和军事公文格式中都有“紧急文件”一栏，将公文分为“特急”“急件”。其中“紧急电报”还要求分别标明“特提”“特急”“加急”“平急”等。有关公文处理的文件如《办法》《条例》等，之所以把“及时”作为一条基本原则明文规定，都是为了强调，公文从拟制、签批、印发到传递、执行等各个程序、各个步骤都有时间性要求，不能延误。

同时，一般公文和某些其他公务文书，其本身也存在一定的时效性问题。既有何时生效的问题，又有时效长短的问题。具体来说，通用公文都有生效的时间。有的是在文内载明，例如《办法》的第四十五条规定：“本办法自1994年1月1日起施行，其他有关行政机关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。”有的则是以发布的通知或批复收到之日为有关规章的生效时间。至于时效的期限，取决于该公文直接应用的时间的长短。有的在没有发布新的公文规定的情况下持续有效；有的事情办完之后公文随之也就失效；有的公文中本来就注明该文某段时间以内或某年某月某日以前有效。

其他公务文书虽然一般不像通用公文这样对时效有严格的强制性限制，但也不是一律不讲求时效问题。例如，当事人申请办理公证事项被公证机关依法拒绝公证，该公证机关出具的《拒绝公证通知书》中就告知当事人，如果不服，申请复议的期限为“收到本通知之日起十日内”。这样，当事人递交复议申请书的时效就是明确的，无法律法规许可的正当理由而超过时限，其申请书就失去引起复议程序发生的效力。类似的时效规定，在诉讼的上诉程序中，仲裁的申请撤销裁决的程序中，法律都分别作了明确规定。根据这些规定，超过了法定期限再提交有关文书就是无效的了。

(五)语体风格的平实性和多样性

但是，不能据此来说明所有公务文书的语体风格。公务文书中包括着多种多样的应用文体。文体的多样性使其在语体风格上呈现出与文体相对应的语体多样性。比如公务文书中的礼仪公关文书，某些会议的开幕词、贺词、闭幕词以及领导讲话等，在总体要求用语平实、简洁、明快、礼貌的同时，根据行文的目的和对象，也不排斥形象生动、文雅含蓄、幽默风趣等语言风格。广告是独树一帜的公关文书，其语体特点自不用细说。当今许多城市定期举办的经贸洽谈会，开幕闭幕时政府要员的致词，因要面对中外客商，就需要用热情洋溢的言辞表达迎来送往的诚意，用富有感染力和说服力的语言介绍和描绘本地有利于外来投资的环境优势。在这种场合，如果换成发指示、作决策、提要求的角度和语气，也是语体运用上的一种失体。尽管公关类文书在公务文书中所占比重极为有限，但也应当予以注意，以便制作和使用公务文书时能够做到“随事立体”，写什么像什么。